1. Wie bestelle ich eine ProfiCard?

Grundsätzlich gibt es fest benannte Ansprechpartner/innen in Ihrem Unternehmen. Für die Bestellung von ProfiCards verwenden Sie hierfür bitte das entsprechende Formular, welches Sie uns per Fax oder E-Mail zusenden. Bei Eingang der Bestellung für den Folgemonat bis zum 25. des laufenden Monats erfolgt der Versand der ProfiCards per Kurier kostenfrei. Nachbestellungen sind jederzeit möglich, lediglich die Versandkosten würden berechnet werden. Alternativ können die Karten auch kostenfrei während unserer Öffnungszeiten persönlich bei uns abgeholt werden.

2. Was mache ich mit den Empfangsbestätigungen?

Die Empfangsbestätigung (EB) ist der Nachweis darüber, dass ein Mitarbeiter seine ProfiCard erhalten hat ist und damit auch ein wichtiges Dokument für den Arbeitgeber. Deshalb sammeln und archivieren wir die Unterlagen für Sie. Mit der Unterschrift verpflichtet sich der Arbeitnehmer dazu, die Fahrkarte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzugeben. Kommt er/sie dem nicht nach und liegt uns keine EB vor, können wir keine Mahnung einleiten. Daher unbedingt bei der Ausgabe der ProfiCards auf die EB achten und diese zeitnah an uns senden.

3. Wie melde ich eine ProfiCard ab?

Eine ProfiCard kann jeweils zum Monatsende mittels des entsprechenden Formulars abgemeldet werden. Scheidet der Teilnehmer nicht aus dem Unternehmen aus, ist eine Abmeldung nur mit Rückgabe der originalen ProfiCard möglich. Diese würden Sie dann entwertet (sauber gelocht oder durchgestrichten; Name und Nummer muss lesbar bleiben) an das Formular heften und bis spätestens zum 5. Werktag des Folgemonats an uns senden. Achtung: Unbedingt eine sichere Versandart (Einschreiben, Kurier, persönliche Abgabe) verwenden! Sollte die ProfiCard auf dem Postweg verloren gehen und Sie keinen Nachweis über den Versand vorzeigen können, würde die Fahrkarte weiter in Rechnung gestellt werden.
Hat der Teilnehmer das Unternehmen verlassen, benötigen wir das vollständig ausgefüllte Abmeldeformular ebenfalls bis spätestens zum 5. Werktag (siehe Punkt 4).

4. Kann ich auch eine ProfiCard abmelden, die mir nicht vorliegt?

Verbleibt der Mitarbeiter im Unternehmen und wird dessen ProfiCard bei der Abmeldung nicht eingereicht, ist die Abmeldung ungültig. Die Karte würde bis zur Abgabe weiter berechnet werden.

Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen und liegt Ihnen die ProfiCard am Monatsende nicht vor, so geben Sie bei der Abmeldung unbedingt dessen Anschrift und Geburtsdatum mit an. Erhalten wir die ProfiCard nicht bis spätestens zum 5. Werktag des Folgemonats zurück, mahnen wir den Teilnehmer an (hierfür ist die Empfangsbestätigung notwendig). Kommt der Teilnehmer seiner Rückgabepflicht nicht nach, leiten wir über den HVV ein anwaltliches Mahnverfahren ein. Für Sie entsteht kein weiterer Aufwand.

5. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter seine ProfiCard verloren hat?

Ein Verlust ist kein Beinbruch. Der einfachste Weg zu einer neuen ProfiCard ist die Abholung in unserem Büro. Vor Ort kann der Mitarbeiter die Verlusterklärung ausfüllen, die Ersatzkartengebühr entrichten und die neue Karte gleich mitnehmen.

Alternativ kann uns der Verlust per vollständig ausgefülltem und vom Teilnehmer unterschriebenem Formular gemeldet werden. Die ProfiCard würde dann umgehend an Sie versendet, die Ersatzkartengebühr mit der nächsten Monatsrechnung erhoben werden.

6. Ein Mitarbeiter möchte eine ProfiCard, hat aber bereits ein HVV-Abo. Was nun?

Bestellen Sie auf dem bekannten Weg eine ProfiCard. Bei Ausgabe der Fahrkarte würden Sie dann einfach die aktuell gültige Abo-Wertmarke (ohne Foto) einziehen und an uns leiten. Um die Erstattung kümmern wir uns.

7. Das HVV-Abo wurde trotz ProfiCard erneut abgebucht. Warum?

Im ersten Monat ist eine Überschneidung ganz normal. Der Grund hierfür ist, dass das Abo am Monatsanfang, die ProfiCard am Monatsende berechnet wird. Aber keine Sorge: die Rückerstattung erfolgt dann im Folgemonat.

8. Gibt es für Auszubildende Ermäßigungen?

Ja, Voraussetzung hierfür ist ein gültiger Berechtigungsnachweis. Dieser wird durch die zuständige Handels- oder Handwerkskammer ausgestellt oder kann über die HVV-Servicecenter bezogen werden. Sobald uns der Nachweis im Original vorliegt, erhält der Azubi die ProfiCard zu dem vergünstigten Preis. Nach Ablauf des Nachweises wird der Azubi automatisch auf Vollzahler umgestellt. Daher bitte rechtzeitig die Folgenachweise bei uns einreichen.

9. Bis wann müssen Unterlagen zum ACE?

Rechnungsrelevante Unterlagen wie Abmeldungen, abgemeldete ProfiCards oder Azubinachweise müssen bis spätestens zum 5. Werktag des Folgemonats eingereicht werden. Bestellungen für den Folgemonat sind bei Eingang bis zum 25. des laufenden Monats versandkostenfrei.

10. Warum erhalten wir so schnell eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung?

Vertraglich wurde ein Zahlungsziel vereinbart. Dieses ist jeweils der letzte Banktag des Rechnungsmonats. Die Zahlungserinnerung/Mahnung erfolgt deshalb so schnell, da es sich zum einen bei den Fahrgeldern großenteils um die Gelder der Mitarbeiter handelt, die einen Anspruch auf zeitnahe Weitergabe haben. Zum anderen tritt bei Zahlungsverzug der ACE für Ihr Unternehmen beim HVV in Vorkasse.

11. Warum sind die Versandkosten so hoch? Reicht nicht die normale Post?

Eine ProfiCard stellt je nach Restlaufzeit einen erheblichen Wert dar. Beispiel: Bei Ausgabe im März hat sie eine Gültigkeit von zwölf Monaten. Eine 3 Ringe-Karte 2. Klasse kostet derzeit monatlich 67,60€, also insgesamt über 800€ im Jahr. Daher müssen wir sicher gehen, dass die ProfiCards an ihrem Bestimmungsort ankommen, weshalb wir einen Kurierdienst nutzen. Dieser hat zudem den Vorteil, dass Sie die bestellten Karten in der Regel am Folgetag in Händen halten.

12. Was passiert im Krankheitsfall? Erhält der Mitarbeiter sein Fahrgeld zurück?

Ab einer Abwesenheitsdauer von mindestens 21 zusammenhängenden Tagen hat der Mitarbeiter Anspruch auf eine Fahrgelderstattung. Voraussetzung hierfür ist die Vorlage eines entsprechenden Attestes. Wichtig hierbei ist, dass das Attest rückwirkend den tatsächlichen Zeitraum der Krankschreibung beinhaltet. Zudem muss daraus hervorgehen, dass der Patient  aufgrund der Krankheit nicht in der Lage war, Bus oder Bahn zu fahren (z.B. stationäre Aufnahme). Attest an uns, wir kümmern uns um den Rest. Endet die Lohnfortzahlung, ist die ProfiCard zurückzugeben.

13. Ein Mitarbeiter hat den Namen geändert. Was nun?

Bitte verwenden Sie für diesen Fall unser Bestell- bzw. Änderungsformular, füllen dieses entsprechend aus und tragen im Feld Bemerkung „Namensänderung“ ein. Der Mitarbeiter erhält dann zum nächsten Monat die neue Karte, die er im Tausch gegen die alte von Ihnen ausgehändigt bekommt. Die ProfiCard mit dem alten Namen benötigen wir zeitnah zurück.

Hinweis: Bitte unbedingt daran denken die neue Karte erst zu bestellen, wenn der neue Name im Ausweis steht. Anderenfalls kann es bei einer Kontrolle zu Problemen kommen.

14. Ist der Arbeitgeberzuschuss steuerfrei?

Das kommt darauf an, würde der Jurist sagen. Nach Entscheidung der Finanzbehörden Hamburgs, Schleswig-Holsteins und Niedersachsens wird der Arbeitgeberzuschuss als Sachbezug betrachtet, folglich  kann die „44-Euro-Regelung“ zur Anwendung kommen. D.h., bleiben die gesamten Sachzuwendungen des Arbeitgebers unter 44 Euro monatlich, dann ist der Arbeitgeberzuschuss zur ProfiCard für Arbeitgeber und Arbeitnehmer steuerfrei.

15. Was ist zu tun, wenn eine ProfiCard beschädigt oder unleserlich ist?

Bestellen Sie mittels unseres Formulars schnell eine neue Karte. Bei einer Fahrkartenkontrolle kann es sonst zu Problemen kommen. Der Mitarbeiter erhält die neue Karte direkt bei uns vor Ort im Tausch gegen die unleserliche ProfiCard.

16. Kann ich Unterlagen und ProfiCards auch direkt beim ACE abholen bzw. abgeben?

Selbstverständlich! Wir freuen uns immer, unsere Kunden und Karteninhaber persönlich begrüßen zu dürfen. Vor Ort lässt sich vieles einfach klären, Ersatzkarten können schnell ausgegeben und zudem Versandkosten gespart werden. Sie finden uns im Wandsbeker Stieg 41, 22087 Hamburg, nahe den U-Bahn Haltestellen Lübecker Straße und Wartenau sowie der S-Bahn Station Landwehr.

17. Wann ist der ACE für mich erreichbar?

Unsere Bürozeiten sind montags bis donnerstags von 8 bis 16 Uhr und freitags von 8 bis 13 Uhr (sowie nach Vereinbarung).

Sie erreichen uns zu den genannten Zeiten vor Ort, per Telefon unter 040 / 25 30 46 - 0 oder jederzeit per E-Mail an info(at)ace-proficard.de.